Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Случаи, когда оно может пригодиться, разные, но вот несколько самых распространенных:

• могут потребовать в ФНС для внесения юрлица в реестр;
• с целью безопасности та или иная компания может запросить данный документ как гарантию (актуально при невозможности прямой проверки контрагентов на добросовестность);
• бизнес-партнеры могут запросить данную деловую бумагу с целью заключения различных сделок;
• чтобы фирма была уверена в том, что именно она выступит арендатором

Стоит отметить, что Федеральный налоговый орган вправе проверять подлинность информации, обозначенной в поручительстве. 

Кто пишет гарантийное письмо?

Таковым является собственник объекта, выражающий одобрение сдачи в аренду помещения конкретной фирме (сообществу). Арендодателем вправе стать как юрлицо, так и физлицо, ведь закон определенных требований к арендодателю не предъявляет, к тому же физлица наделены такими же полномочиями для предоставления письменных гарантий на регистрацию юр. адреса. Существенной разницы в оформлении письма от юрлица и от физлица нет.

Для чего нужно и что из себя представляет?

Гарантийное письмо – это письменное заявление, в котором выражается согласие собственника на предоставление адреса в случае успешной регистрации фирмы. Письмо предоставляется в налоговый орган в составе пакете документов, на основании которых ФНС принимает решение о регистрации компании или отказе. Гарантии собственника о подтверждении юр адреса не является договором о предоставлении помещения в аренду, поэтому арендодатель в этом случае не связан никакими обязательствами.

На основании предоставленного документа, налоговая проводит проверку фактического существования и подтверждения юридического адреса, удостоверяется в согласии собственника недвижимости. В случае предоставления заведомо недостоверных сведений, сотрудники налоговой могут отказать в регистрации.

Данный вид документа составляется от руки на листе А4 в официально-деловом стиле. 

• Скачать образец письма от юридического лица
• Скачать образец письма от физического лица

Когда разрешается использовать домашний адрес для регистрации фирмы?

Если компания занимается деятельностью, которая не подлежит лицензированию, есть возможность быстро и просто решить вопрос с юридическим адресом организации. Речь идёт об оформлении предприятия на домашний адрес руководителя или учредителя.

Стоит обратить внимание на то, что такая недвижимость должна быть доступна для использования на законных основаниях. Это значит, что директор (руководитель, учредитель) должен быть собственником квартиры (дома), быть в ней (в нём) прописанным либо иметь иные законные основания для проживания по этому адресу.

Кому и когда необходимо предоставлять гарантийное письмо?

В первую очередь предоставить письмо о предоставлении юридического адреса должны учредители юридического лица на этапе регистрации в ФНС. Организационно-правовая форма не имеет значения и может быть любой: ООО, АО, ПАО. Подать аналогичный документ в регистрирующий орган также необходимо в случае изменения места нахождения компании – расторжении договора аренды, смены собственника помещения.

Гарантийное письмо носит уведомительный характер – так официальные органы узнают, куда пересылать корреспонденцию организации и где искать учредителя. По указанному адресу могут прийти с проверкой компетентные органы – санитарного контроля, правоохранители, налоговая, муниципальные и другие.
Отправлять его необходимо не только при изменении адреса предприятия. Оно пригодится также для:

• подтверждения безопасности организации как контрагента (новые деловые партнёры будут охотнее идти на контакт, подписывать взаимовыгодные договоры, если местонахождение организации будет подтверждено гарантийным письмом);
• создания нового филиала уже существующей компании;
• подтверждения намерения взять в аренду, субаренду или в безвозмездное пользование помещение (здание) после завершения регистрации предприятия в налоговых органах.

Особенности оформления

Конкретного бланка установленного образца для написания данного вида документа не существует, однако можно воспользоваться шаблоном (предложен выше) или написать соглашение неформально, но соблюдая официально-деловой стиль и учитывая все вышеуказанные пункты. 

Если письмо предоставляется юрлицом, то нужно использовать корпоративный бланк с логотипом организации. 

Письмо включает шапку, заголовок, основную часть (содержание), дату, подпись и печать. 

Шапка содержит реквизиты владельца объекта и контакты, так как ФНС вправе связаться для установления подлинности сведений. Затем нужно четко прописать сведения о Налоговой службе, где запланирована процедура регистрации организации, и об арендаторе. 

• Оформляется шапка – указывается адресат (орган налоговой инспекции, который будет регистрировать компанию) и данные отправителя: название или ФИО арендодателя с указанием контактных номеров телефона, адреса.
• Непосредственный текст – под заголовком «Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса» нужно указать технические характеристики помещения (здания): целевое использование (назначение) площадь, тип недвижимости. Необходимо прописать точный адрес с указанием почтового индекса. Также указывается организация, для которой предоставляется адрес.
• Предоставление гарантий – в заключительной части письма стоит сообщить, что в дальнейшем планируется заключить договор аренды с зарегистрированной компанией.
• Подпись – документ подписывает арендодатель. Это может быть физическое лицо, индивидуальный предприниматель, ООО, ПАО, АО.

Снизу ставится подпись владельца арендуемого объекта, указывается дата написания документа и прилагается копия свидетельства права собственности.    

сли составление документа вызывает затруднение, вы можете скачать письмо о юридическом адресе (образец). В случае, когда арендодателем выступает юридическое лицо, лучше использовать официальный фирменный бланк организации. К письму необходимо приложить копию документа о праве собственности на помещение.

Рекомендации к содержанию

При оформлении рассматриваемого документа необходимо обратить внимание на некоторые нюансы, чтобы не пришлось позже исправлять досадные ошибки. Итак, при составлении гарантийного письма следует:

• указывать наименование компании-арендополучателя, компании-арендодателя, фамилию/отчество/имя руководителя (все данные вписываются строго по Уставу организации);
• проверить, внесено ли здание, в котором будет находиться или уже располагается организация, в государственный реестр;
• указывать ОГРН (регномер), ИНН (идентификационный номер), КПП (дополнение к ИНН);
• написать точную площадь сдаваемого в аренду объекта, а также его этажность, точный адрес и тип сооружения (здания);
• указывать данные паспорта арендодателя, если он выступает как физическое лицо;
• проверить наличие упоминания о налоговом органе, в котором организация зарегистрирована или будет регистрироваться;
• ставить подпись (и печать, если есть) всех владельцев (совладельцев) помещения (здания);
• указывать контактную информацию (например, телефон), по которому сотрудник налоговой службы или другой заинтересованной компании сможет связаться с арендодателем;
• соблюдать точность формулировки разрешения на взятие определённой торговой или иной коммерческой площади в аренду (из текста должно быть понятно, что владелец или имеющее законное право распоряжения недвижимостью лицо может и собирается сдать в аренду площадь, офис, здание, кабинет и так далее).

Как использовать документ?

Рассматриваемое письмо – это очень важный инструмент, который помогает организациям строить между собой деловые отношения. С его помощью можно легко подтвердить намерение руководства организации исправно выполнять свои обязательства перед контрагентами и партнёрами.

Оно применяется в процессе участия в тендерах, при заключении контрактов или привлечении инвестиций. Чтобы обеспечить этому документу юридическую силу, можно оформлять его с нотариальным заверением.

Убедиться в получении письма следует с помощью:

• оформления уведомления о вручении;
• отправки курьером;
• передачи этого документа лично в руки получателю.

В таких случаях отправитель будет уверен в том, что оно дошло до адресата.

Как передать документ в налоговый орган?

Чтобы подать гарантийное письмо в налоговый орган необходимо собрать документы для регистрации и приложить к ним полученный документ. Существует несколько способов предоставить его в регистрирующий орган:

1. Лично с визитом в отделение ФНС по месту регистрации.
2. Через представителя – в этом случае необходимо оформить нотариальную доверенность на выдачу полномочий третьему лицу.
3. Дистанционно, через электронный портал Госуслуг – для этого необходимо иметь каждому учредителю квалифицированную электронную подпись, установить специальную программу ФНС на компьютер.
4. Ценным письмом по почте – следует создать опись вложенных документов и приложить к корреспонденции.
5. Курьерской службой – заранее нужно узнать, занимается ли агентство доставкой документов в государственные органы.

В каких случаях ООО можно зарегистрировать на адрес учредителя

Если деятельность организации не связана с определенным видом производства и не требует получения лицензии. Тогда смело можно в качестве юридического указывать адрес учредителя или адрес проживания генерального директора организации, нуждающейся в регистрации. В данном случае в качестве юридического выступает домашний адрес.

Общее правило гласит, что на жилой объект написание гарантийного письма не распространяется. Необходимо только получение письменного согласия всех собственников, при этом учитывается и мнение несовершеннолетних, интересы которых представляют родители или органы опеки.   

Решили зарегистрировать бизнес? Наша компания поможет составить документ о письменной гарантии от собственника, а также предоставит в аренду юридические адреса для регистрации компании в налоговой.